Порядок ведения путевых листов

Путевой лист служит для учета и контроля работы транспортного средства и водителя на автотранспортном предприятии. На предприятиях, оказывающих транспортные услуги, путевой лист является документальным основанием для заполнения табеля учета рабочего времени и начисления заработной платы водителю (ч. 1 ст. 1, п. 14 ст. 2, ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утвержденного Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ (ред. от 03.02.2014)).

Каждый бухгалтер знает, что для "безболезненного" списания эксплуатационных расходов, связанных с автотранспортом, нужен путевой лист, подтверждающий производственный характер использования автомобиля. Более того, НК РФ увязывает право на начисление амортизации по основным средствам с их использованием для извлечения дохода (п. 1 ст. 256 НК РФ), что, в свою очередь, также подразумевает, что наличие путевых листов необходимо (Письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@ и др.). Если машина взята в аренду, налоговый инспектор будет требовать путевой лист для обоснования расходов на аренду (Письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 30.04.2008 N 20-12/041966.1 и др.), а если организация использует личный транспорт работника в служебных целях - для обоснования учета в расходах суммы соответствующей компенсации (Письма Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@ и др.).

В то же время есть судебные акты, демонстрирующие, что, по мнению арбитражных судов, составление путевого листа носит обязательный характер только для автотранспортных предприятий, и, как следствие, другие организации могут признавать расходы на ГСМ, другие затраты, связанные с транспортом, на основании иных документов без заполнения путевых листов (см., например, Постановления ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу N А40-19421/13-99-60, от 12.12.2011 по делу N А41-35844/10, Западно-Сибирского округа от 09.04.2012 по делу N А75-4440/2011, Восточно-Сибирского округа от 25.02.2010 по делу N А74-3569/2009 и др.).

Однако, даже учитывая такую интересную возможность, пожалуй, стоит исходить из того, что подавляющее большинство организаций практикует ведение путевых листов. Поэтому рассмотрим более подробно другие важные моменты. Например, какой формы может быть путевой лист.

С 2013 г. применение унифицированных форм первичных документов не является обязательным - руководителем экономического субъекта определяются состав и бланки первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (п. п. 4, 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете), Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Исходя из этого даже автотранспортные предприятия формально уже имеют право разработать свою форму путевого листа и применять именно ее, а не традиционную унифицированную.

При этом бланк, разработанный организацией, должен отвечать требованиям п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, а именно должен содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа:

  1. наименование документа;
  2. дату составления документа;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  7. подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Путевой лист должен содержать конкретные сведения, позволяющие подтвердить служебный характер эксплуатации автомобиля, однако степень детализации данных остается на усмотрение налогоплательщика. Например, рекомендуется указывать пункт назначения поездки, но описание маршрута следования можно считать избыточным.

 

Пример. По результатам налоговой проверки ЗАО "Теплосервис" налоговая инспекция вынесла решение о непризнании расходов на ГСМ в сумме 689 073 руб.

Основанием послужил тот факт, что путевые листы, представленные налогоплательщиком, не соответствуют требованиям ст. 252 НК РФ и не подтверждают обоснованность включения спорных затрат на приобретение ГСМ в расходы при налогообложении прибыли, поскольку не содержат подробного описания мест следования автомобиля либо содержат общие формулировки, такие как "по Самарской области", "по Самаре", не раскрывающие содержание хозяйственной операции, в путевых листах отсутствуют данные о пробеге автомобиля.

ЗАО обжаловало решение налогового органа в суд.

Арбитражный суд первой инстанции поддержал позицию налогового органа.

Апелляционный суд не согласился с выводами суда первой инстанции, указав, что путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не являются обязательными реквизитами путевых листов для организаций, не являющихся автотранспортными. Отсутствие в путевых листах конкретного маршрута не может являться основанием для признания расходов непроизводственными. Кроме того, путевые листы являются не единственным документом, подтверждающим использование данного автотранспортного средства в производственной деятельности заявителя.

Суд кассационной инстанции отметил, что апелляционным судом не учтено следующее.

Согласно ст. 247 НК РФ объектом налогообложения по налогу на прибыль организаций признается прибыль, полученная налогоплательщиком, для российских организаций прибылью признаются полученные доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов.

Пунктом 1 ст. 252 Кодекса определено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с положениями гл. 25 НК РФ расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Судом первой инстанции исследованы имеющиеся в материалах дела доказательства и установлено, что представленные налогоплательщиком в материалы дела путевые листы оформлены с нарушением ст. 252 НК РФ, поскольку отсутствует информация о маршруте следования либо содержатся общие формулировки, не раскрывающие содержание хозяйственной операции, отсутствуют данные о пробеге автомобиля.

Как правильно сделан вывод судом первой инстанции, целью составления путевого листа является в том числе подтверждение обоснованности расхода ГСМ. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.

Таким образом, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном месте следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ. Следовательно, вывод суда первой инстанции о законности и обоснованности решения налоговой инспекции о доначислении налога на прибыль и соответствующих сумм пеней и штрафа по данному эпизоду является правомерным.

Коллегия судей ВАС РФ рассмотрела в судебном заседании заявление закрытого акционерного общества "Теплосервис" о пересмотре в порядке надзора решения судов первой и кассационной инстанций и не нашла оснований для передачи дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра.

(Постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 по делу N А55-23291/2012 (Определением ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13 отказано в передаче дела N А55-23291/2012 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного Постановления).)

 

Путевой лист может составляться не на одну поездку, а на все поездки за определенный период времени (до месяца).

Если форма путевого листа отвечает указанным требованиям, сложностей со списанием расходов, для которых нужно непосредственное или косвенное документальное обоснование в виде путевого листа, быть не должно (см., например, Письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700, от 30.11.2012 N 03-03-07/51).

К автотранспортным предприятиям предъявляются более жесткие требования по формам путевых листов, хотя и в этом случае бланк может быть утвержден самостоятельно, но уже с учетом требований не только Закона о бухгалтерском учете, но и Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов". Подчеркиваем, что этот Приказ обязателен только для лиц, оказывающих услуги по перевозке, так как принят он во исполнение ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", а Устав, в свою очередь, регулирует только отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ (ст. 1 Устава).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Путевой лист автотранспортного предприятия должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. наименование и номер путевого листа;
  2. сведения о сроке действия путевого листа;
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве;
  5. сведения о водителе.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

  1. для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
  2. для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

Сведения о транспортном средстве включают:

  1. тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом - также модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
  2. государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
  3. показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
  4. дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе включают:

  1. фамилию, имя, отчество водителя;
  2. дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляется печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующие осмотры, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Собственники (владельцы) транспортных средств, являющиеся автотранспортными предприятиями, обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (есть унифицированная форма N 8, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, хотя можно разработать и свою).

Организации, на которых положения Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Так, по мнению Минфина России, при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь (см. Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

И все же в большинстве случаев организации предпочитают применять формы путевых листов, причем формы именно унифицированные. Причины кроются в том числе в привычности стандартных бланков, в прохладном отношении к самодеятельным формам сотрудников Госавтоинспекции, иногда - в требованиях контрагентов.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78. Это в том числе:

  • форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля";
  • форма N 3 спец. "Путевой лист специального автомобиля";
  • форма N 4 "Путевой лист легкового такси";
  • форма N 4-С "Путевой лист грузового автомобиля";
  • форма N 4-П "Путевой лист грузового автомобиля";
  • форма N 6 "Путевой лист автобуса";
  • форма N 6 (спец) "Путевой лист автобуса необщего пользования";
  • форма N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной машины".

Приказом Минсельхоза России от 16.05.2003 N 750 "Об утверждении специализированных форм первичной учетной документации" утверждена форма N 412-АПК "Путевой лист трактора".

При эксплуатации автопогрузчиков можно использовать путевой лист для промышленного напольного безрельсового колесного транспортного средства по форме из Приложения 6 к Межотраслевым правилам по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта (напольный безрельсовый колесный транспорт), утвержденным Постановлением Минтруда России от 07.07.1999 N 18.

При налоговом контроле инспекторы уделяют повышенное внимание путевым листам и правильности их заполнения, но значимость реквизитов путевых листов при налоговом контроле можно ранжировать. Ошибки в одних показателях окажутся критичными, а о других бухгалтер может особенно не беспокоиться. Прояснить ситуацию помогает Письмо ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660@ "О направлении систематизированных материалов по документированию операций при транспортировке товаров" (вместе с Порядком замены (корректировки) существенных сведений (товар, грузополучатель, пункт поставки и т.п.) в товаросопроводительных документах), которым каждому реквизиту унифицированных форм путевых листов сопоставлен уровень значимости при налоговом контроле (см. приложение 1 к настоящему изданию).

Отметим, что оформленные путевые листы должны храниться в организации не менее пяти лет, а если у водителя тяжелые, вредные или опасные условия труда и путевой лист является единственным тому подтверждением, хранить его придется 75 лет (п. 842 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).